檔案可以記錄各種信息，屬于原始記錄，各行各業都非常重視檔案工作。從目前的實際情況來看，智能檔案管理已成為主要的流行趨勢，不僅可以給單位更多的幫助，而且可以確保決策的必要性。智能檔案管理主要包括兩個方面，一方面是利用智能密集柜設備，使檔案存儲、查詢、使用更、，另一方面是將紙質檔案轉化為檔案和備份管理
現在企事業單位越來越注重工作效率，紛紛采購檔案密集架、移動密集架，其優勢在于延長檔案的保存時間、保護檔案的、檔案管理系統化、工作達到事半功倍的效果等等，但是若密集架組成、密集架種類以及檔案室密集架安裝注意事項，很有可能出現錯誤選擇密集架、錯誤安裝密集架，甚至增加隱患、擴大危險，因此采購之前做足功課十分有必要！
智能檔案密集柜提高了空間的利用率：
相對于固定的檔案裝具來說，智能密集柜、檔案密集架具有一定的靈活性，當需要查找檔案或物品時，打開檔案或物品所在列即可，而不需要工作時，架體可以閉合起來，可見智能密集柜的功能優勢在于提升了房間空間利用率，其次，智能密集柜的擺放方式是基于房間結構的基礎上，專業的廠家將會測量房間的尺寸，了解房間的承重、了解用戶的需求等等，從而量身定制方案，以提高空間的利用率。
先進的智能控制系統 ：
★電動智能型密集架系統不僅支持控制面板操作，還可提供手持式遙控器操作模式，使用者應用遙控器，可進行通道開啟/關閉/停止、重新分組等操作。也可以通過計算機操作。
★控制面板操作
★手持式遙控器操作