嚴(yán)格按合同和信用證要求發(fā)貨：在備貨和發(fā)貨過程中，要嚴(yán)格按照貿(mào)易合同和信用證的要求進(jìn)行操作，確保貨物的品質(zhì)、數(shù)量、包裝、裝運(yùn)時間、運(yùn)輸方式等完全符合規(guī)定。同時，要保留好相關(guān)的運(yùn)輸單據(jù)、檢驗(yàn)證書等，以備交單時使用。
跟蹤貨款到賬情況：交單后，要密切跟蹤貨款的到賬情況。如發(fā)現(xiàn)貨款未按時到賬，應(yīng)及時與銀行聯(lián)系，了解原因。如果是因?yàn)檫M(jìn)口商或開證行的原因?qū)е戮芨痘蛲涎痈犊睿鶕?jù)具體情況采取相應(yīng)的措施，如與進(jìn)口商協(xié)商解決、通過法律途徑追討貨款等。
制單過程中對照審核：在制作每一份單據(jù)時，都要以信用證條款為依據(jù)，確保所填寫的內(nèi)容與信用證要求完全一致。例如，發(fā)票上的貨物描述、數(shù)量、金額等必須與信用證中的描述一字不差；提單上的裝運(yùn)港、目的港、貨物嘜頭、包裝等信息也要與信用證相符。
與貨代及相關(guān)部門溝通：在貨物出運(yùn)過程中，及時與貨代、船公司等相關(guān)部門溝通，確保運(yùn)輸單據(jù)的及時獲取和準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過程中有任何可能影響單據(jù)的情況，如貨物延遲裝運(yùn)、更改目的港等，要及時通知相關(guān)方并協(xié)調(diào)解決。