辦公設備提倡主動維修，使機器的停機時間處于最小，從而獲得使用效率和價值。
復印機、打印機、傳真機、證卡機等等是集光學、機械、電子技術為一體的精密辦公設備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉印到紙上從而得到需要副本。這個工序是利用靜電的特性進行的。因此，在機器內部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會影響復印的質量。若放任不管，會增加機器的驅動負荷，妨礙熱量的排除，說不定也可能是造成機器故障的原因。
定期的維護保養，可以清除機器內部的污垢，在必要的部件上加注潤滑油，清潔光學部件，改善復印品質量，將可能發生的故障消滅在萌芽狀態，減少停機時間。
然而，辦公設備具有專業性和技術性，對維修技術要求很高，根據仁通科技的研究數據，84%以上的辦公設備損壞是由于操作和使用不當造成的，因此，一個企業要對辦公行政人員做專門的辦公設備維修和維護培訓，或者采用辦公設備外包的方式來解決。
如何復印字跡不清的文件？上級的批示等往往都是直接用鉛筆、圓珠筆等手書的，往往字跡深淺不一，甚至有時候打印的文件也會由于顏色不同，墨水不夠等原因導致字跡不是十分清晰。這時候，我們要復印出比較好的文件就要控制復印的曝光量。如果遇到字跡、顏色較淺的情況，應該以以較淺的文字為條件，加大顯影濃度，將濃度調節向加深的一端，以減小曝光量，使其顯出。如果遇到的情況是很多圖片等反差比較少的文件，我們應該將濃度調節向變淡的一側來減小顯影濃度使其更清晰。
外部設備 主要功能是用戶與機器之間的橋梁。輸入設備的任務是把用戶要求計算機處理的數據、字符、文字、圖形和程序等各種形式的信息轉換為計算機所能接受的編碼形式存入到計算機內。輸出設備的任務是把計算機的處理結果以用戶需要的形式（如屏幕顯示、文字打印、圖形圖表、語言音響等）輸出。輸入輸出接口是外部設備與中央處理器之間的緩沖裝置，負責電氣性能的匹配和信息格式的轉換。 外部設備
1, 自動鏈接到一些陌生的網站。 上網時要注意，不懂的東西不要亂點，尤其是一些類的圖片，廣告漂浮在瀏覽器頁面當中的,不要點擊它;如果它影響你瀏覽網頁，就上下拖動滑動條，直到視角為止. 另外，一些上網插件盡量不要裝。還有不要安裝上網助手及其工具欄,這類軟件有時會影響瀏覽器的正常使用. 2, 不要隨便下載和安裝互聯網上的一些小的軟件或者程序。 3, 陌生人發來的電子函件. 收到陌生人發來的電子函件，尤其是那些標題很具誘惑力，比如一則笑話，或者一封情書等,又帶有附件的電子函件。
