會議場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：
一、是品位與風格。
場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內，但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。
酒店有不同的星級，從此次發布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。
另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。
酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。
二、是實用性與經濟性。
會議廳容納人數？主席臺的大小？投影設備、電源？布景、胸部麥克風、遠程麥克風？相關服務如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理？有沒有空間的浪費？等等，這些都要考慮。
三、是方便性。
離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便？
會展策劃的功能：
1)預測功能
科學的會展策劃方案一般都是根據對會展活動的深刻了解，并掌握其發展規律而制定的，具有很強的超前性，能把握會展發展的基本趨勢。依據這種會展策劃方案作出的決策，不僅能適應未來會展業發展和競爭的需要，而且能創造未來會展行業的發展機遇，增強和提高會展活動舉辦和參與方在會展業競爭中的主體地位。
2)創新功能
會展策劃的創新功能是由策劃的本質特征決定的。創新是建立在對未來科學預測基礎上的，而預測既是策劃的一種功能，又是策劃本質的一種反映。從這個意義上講，會展策劃的創新功能是預測功能的一種派生功能。
3)決策功能
會展策劃的決策功能，是指策劃為會展經營決策提供了許多有價值的備選策劃方案，供決定者選擇。從會展策劃的決策功能可以明白這樣一個問題，即策劃不是決策，策劃方案不是決策方案。從理論上分析，決策是對備選方案的選擇，但是，決策并不是簡單地對策劃方案的舍取，而是對策劃方案的再加工過程。因此，會展的決策方案，既體現了策劃的決策功能，又體現了決策者的高管理水平。
4)管理功能
會展策劃的管理功能表現在三個方面。首先，策劃本身就是現代管理的一個環節。其次，會展策劃方案的確定表明會展經營管理過程已納入了科學化的軌道。再次，會展策劃過程就是一種具有創新精神的會展創意管理活動。
5)效益功能
會展策劃的實質是在探索或尋找新環境條件下實現社會效益和經濟效益的途徑。一個比較好的會展策劃方案可以優化會展活動的結構并節省會展活動實施過程中的人力、物力和財力。建立在科學基礎上的會展策劃方案，可以給參展企業以及實施會展策劃方案的部門帶來很大效益。因此，從這個角度來說，策劃具有鮮明的效益功能。
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