會議場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：
一、是品位與風格。
場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內，但以室內為常見。因為各方面的配套好一些。
酒店有不同的星級，從此次發布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。
另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。
酒店也有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。
二、是實用性與經濟性。
會議廳容納人數？主席臺的大小？投影設備、電源？布景、胸部麥克風、遠程麥克風？相關服務如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理？有沒有空間的浪費？等等，這些都要考慮。
三、是方便性。
離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便？
會展策劃要素包括：名稱、內容、地點、時間和組織機構。這些要素相互聯系、相互作用，共同決定著會展活動能否成功舉辦。
1)名稱
名稱是會展活動內容、地點和時間的綜合體現，它包括可言表和不可言表兩個部分。可言表部分是指可以用語言講出去的文字部分；不可言表部分是指會展標記、標識、吉祥物等無法用語言表達的部分。有效的名稱策劃可以促進會展品牌傳播、提升舉辦城市知名度和保存地方文化資產。如北京2008奧運會、2010上海世博會的成功申辦，確立了北京和上海在國際上的競爭地位；而杭州西湖博覽會，既提高了杭州知名度，又保存了西湖文化。
2)內容
會展的內容應該具有行業性和區域性特征。從行業角度而言，會展的內容策劃具有綜合性和專業性之分；而從區域角度而言，會展的內容策劃有國際性、全國性、地方性之分。內容的確定與舉辦地點相關資源狀況有著密切的聯系。契合舉辦地產業和市場的會展活動內容，有助于優化當地的產業結構。例如，深圳高科博覽會對深圳的科技信息產業的發展產生了深刻的影響，并使深圳成為當今中國現代科技信息產業基地之一。
3)地點
會展活動的舉辦地與內容關系密切。在策劃會展活動舉辦地時需要綜合性的考慮，候選地區是否具有優越的地理區域環境，是否適合會展內容的潛在市場，是否有廠商拓展商機的條件，是否有拉動地方產業的發展前景，是否有良好的旅游業和相關服務業的支撐等確保會展活動可持續發展的基本條件。
4)時間
時間是會展活動規劃、籌備和組織實施的重要依據。會展的時間策劃包括會展的工作進度及會展周期等時間的具體安排。在進行時間策劃時需要考慮會展活動的內容、舉辦地政府的意愿、自然地候狀況、組織機構籌備能力等因素。
5)組織機構
組織機構是其他要素的主要決策因素。在“以人為本”的策劃思維基礎上，確定適當的組織機構是會展活動順利進行的重要保證。成功的會展活動，必須有一個強有力的組織實施系統，這一系統聚集著經驗豐富、智深識廣的專業人才，以及相關產業的專業服務機構、企業、團體等。
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活動策劃
開業慶典、發布會、年會、典、高峰論壇、展覽展示、路演活動、賽事活動、演藝活動、大型節事、晚會活動、展覽活動、品牌推廣、公益活動、政府商務活動、招商活動等；
高端會議
學術會議、國際會議、會議議題、新聞發布會、答謝會、研討會、年會、行業專家峰會等；
企業慶典
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