任何一個會議或活動，在開始之前都會有一個整體的設計，根據活動場地繪制會場布置平面圖是必須要做的事情，通過會場布置平面圖，把會場大小、尺寸、展具等各種所需物料標明的一目了然，通過圖紙進行前期溝通和后期場地布置，都起到事半功倍的效果。
在制作會場平面圖之前，首先要對場地有一個的了解，要進行現場勘察，測量場地的尺寸，手繪場地草圖，在量場地的過程中，要特別注意以下幾點：
1、場地的形狀：大多數場地是矩形的，有時候會碰到異性場地，在測量時一定要注意。
2、場地的高度：高度不僅僅是從地面到天花板的高度，還要測量地面到燈具底端的距離，因為在搭建過程中展具的高度是不能超過燈具底端的，否則會受到影響，或完全搭不起來。
3、會場周圍：會場四周一定要多觀察，會場有幾個門，那些是入口，那些是出口，有門的地方是不能被堵上的，要留出通道。還有就是墻壁上是否有監控設備或者消防設施，這些也是不能被遮擋的。
4、配電設施：會場布置免不了要接電，燈光音響、LED、高流明投影機等耗電量大的設備都需要接動力電，所以必須標明電箱的位置，給設備安裝提供走線和線材長短的依據。
通過以上過程，基本上可以手繪一張會場草圖了，別忘了標明每個區域的尺寸。把繪制好的草圖交給平面設計人員，通過平面設計工具（CAD、AI、CD、PS等工具）制作成電子版會場布置平面圖，在會場平面圖的基礎上標出背景舞臺的大小尺寸、燈光音響擺放位置、觀眾席座椅布局等，輸出輸出成jpg或pdf格式，將文件發給相關人員進行討論和審閱，經過多次修改和調整，就成了我們最終的會場布置圖。有了布置圖，后期的場地布置和施工就能按部就班的進行了。
