活動會場布置需要包括詳細的分工和需要完成的時間。準備時列出物資清單，同時派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失。活動會場布置一般要準備主席臺領導席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水、主席臺發放的文件材料、簽字筆、鮮花等等。活動會場布置一般需要提前進入會場，留足布置會場的時間。領導嘉賓需要事先聯系好會議室，如提前到小會議室休息，活動正式開始時再正式進入會場。活動會場布置所借的音響設備必須事先調試，確保萬無一失。如果有必要，還要準備錄音筆、mp3等現場錄音設備，并安排專人負責。如果現場需要播放視頻，需事先將所有需播放視頻拷入電腦，放至桌面文件夾，需要事先調試投影儀位置，調試好分辨率等。事先制作議程視頻，字體要大一點，活動會場布置可適當配以相關圖片，配合主持人介紹時播放議程視頻。需注意的是，電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異，字體顏色和背景色間的對比可能需要調整。活動會場布置還須設簽到席，派專人負責簽到。會場布置人員在擺放席卡時，職務的領導的名字放在正中，職務或排名次之的領導的名字放在他左邊，再次之的領導名字放在職務的領導的名字右邊，以此類推，特別要注意的是其中左右是席卡擺放者面對觀眾而言。
所有大型活動必須聯系攝影，并寫新聞稿。重大活動需要聯系新聞中心，并于會后交新聞稿。活動會場布置人員在會議結束后，需清點物資并整理干凈后才能離開現場，以免遺失所帶的物資。
