(一)歸檔范圍
歸檔范圍，是指辦理完畢的文件材料應當歸檔及不應當歸檔的范圍。哪些文件應該歸檔，哪些文件不應該歸檔，主要取決于文件本身的價值。一般而言，凡是反映本機關工作、生產活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
按照國家檔案局1987年12月4日發布的《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規定，一個機關應該歸檔的文件材料，主要有四部分:
一是上級機關的文件材料，包括上級機關頒發的屬于本機關主管業務并要執行的文件，以及普發的、非本機關主管業務但需貫徹執行的法規性文件;上級召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料;上級機關轉發本機關的文件，本機關代上級機關草擬并被采用的文件的草稿和印本，以及上級機關、黨和、人民代表檢查本機關工作形成的各種重要文件材料(包括音像材料)等
二是本機關的文件材料，包括本機關召開的代表大會、工作會議、專業會議、機關黨組織及行政領導會議的文件材料;本機關頒發的各種正式文件;本機關及其內部組織機構形成的工作計劃、總結、報告、統計報表、財務與會計文件、人事工作文件，以及反映業務活動和科學技術管理的專業文件材料;本機關的請示與卜級機關的批復文件，下級機關的請示與本機關的批復文件;本機關領導人公務活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外機關帶回的與本機關有關的重要文件材料;本機關的各種規章制度，以及反映本機關成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協議、財產、物資、檔案等方面的文件、憑證、賬冊等材料;重要的人民來信、來訪材料以及其他認為需要歸檔的材料。
三是同級機關和非隸屬機關的文件材料，包括同級機關和非隸屬機關頒發的非本機關主管業務但需執行的法規性文件，或與本機關聯系、協商工作的重要來往文件有關業務機關對本機關工作檢查形成的重要文件。
四是下級機關的文件材料，包括下級機關報送的重要工作計劃、報告、總結、典型材料、統計報表、財務預(決)算、科技文件材料以及備案性文件材料。
